摘要：工程物資采購是一項技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都要求很高的工作, 整個采購過程均要涉及到供應(yīng)商的選擇、對技術(shù)協(xié)議供貨范圍的確認(rèn)、與供應(yīng)商談判及成交、對采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)與驗(yàn)收等活動, 必須保證對每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制, 實(shí)行全過程質(zhì)量管理, 嚴(yán)格把好每一個環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)口, 才能保證工程項目的采購質(zhì)量。

引言

工程采購中最關(guān)鍵的一點(diǎn)即是保證采購物資的質(zhì)量符合相應(yīng)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購物資質(zhì)量的好壞直接影響到企業(yè)最終采購物資的質(zhì)量, 只有保證了采購物資的質(zhì)量, 才能為項目建設(shè)、生產(chǎn)環(huán)節(jié)打好基礎(chǔ), 才能創(chuàng)造出更加優(yōu)質(zhì)的采購物資和服務(wù), 才能實(shí)現(xiàn)公司的目標(biāo)并創(chuàng)造更多的收益。

到底什么是質(zhì)量呢?美國著名的質(zhì)量管理專家朱蘭 (J.M.Juran) 博士從顧客的角度出發(fā), 認(rèn)為:“物資質(zhì)量就是物資的適用性。即物資在使用時能成功地滿足用戶需要的程度”;美國質(zhì)量管理專家克勞斯比從生產(chǎn)者的角度出發(fā), 將質(zhì)量概括為:“物資符合規(guī)定要求的程度”;美國的質(zhì)量管理大師德魯克認(rèn)為:“質(zhì)量就是滿足需要”。國際標(biāo)準(zhǔn)化組織 (ISO) 2005年頒布的ISO9000:2005《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》中對質(zhì)量的定義是:一組固有特性滿足要求的程度。

綜上可以看出, “質(zhì)量”其實(shí)就是采購物資綜合性質(zhì)的一個整體概括, 即采購物資與各項標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)定、各種指標(biāo)與要求的符合性程度, 它并不僅僅要求采購物資的技術(shù)特性越高越好, 也不只是要求采購物資的價格越便宜越好, 而是追求諸如性能、規(guī)格、外觀、體積、價格、交貨期、售后服務(wù)等多個因素都能夠滿足用戶所需、滿足現(xiàn)場的實(shí)際工況與設(shè)計條件。在工程采購中, 對采購物資的質(zhì)量控制主要有以下幾個方面:

1 嚴(yán)格挑選供貨商, 形成合格供貨商資源庫

供貨商的挑選、評估和審核工作是工程采買人員的在采購過程中所面臨的首項工作, 也是保證物資質(zhì)量的源頭。供貨商從售前、售中到售后所提供的物資和服務(wù)將貫穿于整個項目從最初的施工到最終的竣工, 因此供貨商的質(zhì)量將直接影響整個項目的質(zhì)量, 只有挑選了合適的供貨商, 通過雙方的協(xié)作、配合才能實(shí)現(xiàn)彼此的共贏。供貨商的管理主要通過以下幾個途徑:

1.1 業(yè)主推薦

在供貨商的審核階段, 有時業(yè)主會為我們推薦他們此前項目上合作過的廠商, 這些廠商由于前期與業(yè)主合作較好, 對業(yè)主的相關(guān)規(guī)定和要求也較為熟悉, 項目售后評價較高, 一般可直接進(jìn)入項目的供貨商名單中。

1.2 合格供貨商資源庫 (即供貨商準(zhǔn)入資格審核)

采購部每年會統(tǒng)一對供貨商的準(zhǔn)入資格進(jìn)行審核, 通過對供貨商的資質(zhì)、業(yè)績、規(guī)模、企業(yè)獲得的相關(guān)資格證書、質(zhì)量管理體系的相關(guān)認(rèn)證、HSE管理、售后服務(wù)響應(yīng)的積極程度及最終用戶的售后評價等一系列內(nèi)容進(jìn)行打分評估, 對于綜合評分不合格的供貨商給予否決, 對于綜合評分合格的供貨商按照分?jǐn)?shù)高低進(jìn)行優(yōu)、良、合格的判定。在選擇供貨商時, 通常亦會選擇優(yōu)與良的供貨商。

1.3 公司或業(yè)主的框架廠商

選用業(yè)主或者公司內(nèi)部的框架廠商, 可以有效降低采購成本, 保證物資質(zhì)量, 縮短采購周期, 簡化采購流程, 避免采購風(fēng)險及風(fēng)險損失。

2 確認(rèn)技術(shù)協(xié)議, 審核供貨范圍

在技術(shù)協(xié)議簽署前, 工程采買負(fù)責(zé)人需要聯(lián)系供貨商提交相應(yīng)的技術(shù)協(xié)議草稿供設(shè)計審閱, 對技術(shù)文件中一些不確定或空缺的參數(shù)提醒設(shè)計人員予以補(bǔ)充, 將供貨商提出的相關(guān)澄清問題及時傳遞給設(shè)計人員, 并將設(shè)計的相應(yīng)答復(fù)盡快反饋給供貨商。在技術(shù)協(xié)議簽署后, 工程采買負(fù)責(zé)人需要對采購的物資類別、規(guī)格型號、位號、相關(guān)等級、質(zhì)量要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、采購數(shù)量等進(jìn)行逐一核對, 確保采購物資的供貨范圍與技術(shù)協(xié)議要求完全一致。

3 進(jìn)行商務(wù)談判并簽署會議紀(jì)要

采購方想以自己比較理想的價格、預(yù)期的物資質(zhì)量和良好的售后服務(wù)來獲取供貨商的產(chǎn)品, 而供貨商則想以自己希望的價格和服務(wù)條件向采購方提供自己的貨物。當(dāng)兩者意見不完全一致時, 就需要通過談判來解決。在合同簽署前, 為確保合同付款方式、交貨期、交貨方式、質(zhì)保期、物資的原產(chǎn)地信息等能夠滿足項目要求, 需要與廠商進(jìn)行充分的商務(wù)談判, 并形成詳盡的會議紀(jì)要。通過商務(wù)談判可以實(shí)現(xiàn)以下目標(biāo):

3.1 有效降低采購成本

對價格的高低進(jìn)行談判和磋商, 確保能夠以相對較低的價格獲取供貨商的物資, 從而降低采購成本。

3.2 有效保證采購物資的質(zhì)量

對采購物資的規(guī)格型號、檢驗(yàn)測試程序、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、原產(chǎn)地、包裝條件、保險條件等進(jìn)行明確, 同時約定供貨商對采購物資提供相關(guān)的質(zhì)量保證 (如提供相關(guān)部門出具的檢驗(yàn)證書、合格證明、原產(chǎn)地證書等) , 以此確保獲得質(zhì)量可靠的物資。

3.3 爭取保證物資按期交貨

督促供貨商保證交貨期、盡早下單排產(chǎn), 約定供貨商在合同簽訂后按期提交生產(chǎn)檢驗(yàn)測試計劃, 以保證供貨商能夠準(zhǔn)時交貨。

3.4 明確技術(shù)服務(wù)的內(nèi)容和時間

約定供貨商在開車前所提供的技術(shù)服務(wù)的具體內(nèi)容 (范圍) 及到達(dá)現(xiàn)場服務(wù)的時間 (時效) , 如現(xiàn)場安裝指導(dǎo)說明、安裝調(diào)試、故障原因分析等, 可以保證項目的順利開車及運(yùn)行。

3.5 爭取降低采購風(fēng)險

對付款方式、發(fā)貨方式、包裝方式及質(zhì)保期等進(jìn)行約定, 從而使供貨商在供貨過程中能夠分擔(dān)更多風(fēng)險、承擔(dān)更多風(fēng)險損失, 從而減少甚至避免采購風(fēng)險及相關(guān)風(fēng)險損失。

4 對文件及貨物進(jìn)行定期催交

4.1 文件催交

合同簽署后, 需要按照技術(shù)協(xié)議中對相關(guān)文件進(jìn)行催交, 文件主要包含以下兩種:

4.1.1 過程文件

包括需供貨商提交的貨物內(nèi)部結(jié)構(gòu)圖、組裝圖、氣路/電路連接圖、外形尺寸圖、備件清單、檢驗(yàn)程序、質(zhì)量保證計劃等文件, 以及設(shè)計人員對供貨商提交文件的審核、修改、修訂意見需要及時反饋給供貨商進(jìn)行確認(rèn)。譬如一些非標(biāo)物資, 供貨商必須在得到設(shè)計對相關(guān)過程文件審核無異議的確認(rèn)后, 才能進(jìn)行最終的生產(chǎn)和加工 (反之, 在相關(guān)技術(shù)文件未解決或未予以確認(rèn)前, 工廠將不能進(jìn)行生產(chǎn)) 。因此過程文件的催交工作可以督促廠商按期提交相關(guān)文件, 保證物資技術(shù)規(guī)格滿足項目要求, 從源頭保證物資能夠按期交貨, 減少項目采購風(fēng)險及風(fēng)險損失。

4.1.2 竣工文件

按技術(shù)協(xié)議中約定的, 如物資最終的技術(shù)規(guī)格書、最終圖紙、安裝說明、操作手冊、存儲要求、材料認(rèn)證、相關(guān)測試報告、質(zhì)量合格證明、原產(chǎn)地證明等文件, 需要在供貨后按合同相關(guān)要求裝訂成冊提交給寰球及最終用戶?？⒐の募枪こ滩少徶惺怯涊d產(chǎn)品設(shè)計、制造、加工、安裝、檢驗(yàn)、運(yùn)輸?shù)然顒尤^程的一項重要內(nèi)容, 是建立采購物資檔案及交付現(xiàn)場使用的必備文件、也是對整個工程項目進(jìn)行檢查、驗(yàn)收、移交、使用、管理、維修、改建和擴(kuò)建的原始依據(jù)。對于任何一個采購物資, 如果它的技術(shù)資料不符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定, 則即可判定該物資質(zhì)量不合格, 因此竣工文件的催交工作也是工程物資采購中質(zhì)量控制的重中之重。

4.2 貨物催交

物資能否按期交貨將影響著整個項目的中交時間甚而影響到整個項目的竣工時間, 因此在合同簽訂后, 須要求供貨商按期提交《設(shè)計、采購、制造和試驗(yàn)計劃》, 并定期督促供貨商實(shí)時更新《生產(chǎn)進(jìn)度狀態(tài)表》, 及時了解工廠設(shè)備材料的制造狀態(tài), 保證其滿足生產(chǎn)進(jìn)度計劃的要求。催交過程中若發(fā)現(xiàn)潛在的進(jìn)度問題, 應(yīng)通過提高催交等級、協(xié)調(diào)供貨商查明進(jìn)度推遲原因, 或直接到工廠進(jìn)行催交等措施, 以最大限度減小可能產(chǎn)生的貨期影響, 務(wù)必保證生產(chǎn)進(jìn)度不滯后, 督促供貨商按約履行交貨義務(wù)。對已經(jīng)發(fā)生的重大進(jìn)度滯后問題, 應(yīng)及時發(fā)出催交預(yù)警, 并與供應(yīng)商、項目組共同制定解決方案, 譬如改進(jìn)設(shè)計方案、要求供應(yīng)商自費(fèi)趕工、改變運(yùn)輸方式等, 以此確保滿足項目要求。

5 做好檢驗(yàn)與驗(yàn)收工作

采購物資的檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作具有重要的意義, 通過相關(guān)檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作能夠確認(rèn)訂單所采購的貨物已具備發(fā)貨條件;確保所訂購的貨物發(fā)貨數(shù)量與合同采購數(shù)量一致, 通過相關(guān)檢驗(yàn)測試確認(rèn)采購物資的完好性, 審核相關(guān)檢驗(yàn)及質(zhì)量證明文件合法合規(guī), 因此它們起著質(zhì)量“把關(guān)”的作用。

5.1 工廠的檢驗(yàn)測試

物資的質(zhì)量檢測是工廠檢驗(yàn)的重要內(nèi)容, 通過檢測結(jié)果即可判定物資質(zhì)量合格與否。在簽署訂單時, 我們會根據(jù)供貨商提交的檢驗(yàn)測試計劃 (ITP) 確定“H” (即“停工待檢”) 、“W” (即“見證檢驗(yàn)”) 和“R” (即“審核相關(guān)文件”) 點(diǎn), 并對相應(yīng)的檢驗(yàn)節(jié)點(diǎn)按照合同技術(shù)要求、國家或國際標(biāo)準(zhǔn)對采購物資進(jìn)行抽檢和測試。抽檢數(shù)量一般為合同采購數(shù)量的10%, 如遇到測試不合格的物資, 則再增加10%的數(shù)量進(jìn)行檢測, 如仍有不合格物資, 則對全廠采購物資進(jìn)行測試, 并要求供貨商對不合格物資根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行返工或重新下單生產(chǎn)。對檢測合格的物資我們會出具《檢驗(yàn)放行單》, 供貨商應(yīng)在收到《檢驗(yàn)放行單》后方能進(jìn)行發(fā)貨。

如采購物資為現(xiàn)場急需供貨的, 當(dāng)來不及進(jìn)行出廠檢驗(yàn)時, 在審核箱單 (對產(chǎn)品數(shù)量、規(guī)格型號、位號核對) 、相關(guān)測試報告、材質(zhì)報告、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、原產(chǎn)地證明等文件確認(rèn)無誤后, 可出具《免檢放行單》, 采購物資的最終檢驗(yàn)結(jié)果以現(xiàn)場驗(yàn)收情況為準(zhǔn)。

5.2 現(xiàn)場的驗(yàn)收工作

在貨物抵達(dá)現(xiàn)場后, 采購人員應(yīng)配合現(xiàn)場材料工程師完成物資的現(xiàn)場驗(yàn)收工作, 如現(xiàn)場驗(yàn)收時發(fā)現(xiàn)到場物資存在質(zhì)量瑕疵或數(shù)量短缺、或由于運(yùn)輸導(dǎo)致的物資損壞等現(xiàn)象, 應(yīng)立即聯(lián)系供貨商予以處理及解決。

6 采購程序標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施與工程采買人員應(yīng)具備的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)

(1) 采購程序標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施可以健全和完善采購質(zhì)量管理體系, 提高采購效率和采購質(zhì)量, 降低采購成本并減少或減免采購風(fēng)險。目前采購部已開始匯編工程采購標(biāo)準(zhǔn)程序及相應(yīng)的案例分析, 并編制各個專業(yè)的采購技術(shù)手冊, 使得采購質(zhì)量管理做到有章可循, 有理可依, 在采購全過程中實(shí)行強(qiáng)而有力的質(zhì)量管理與控制, 保證采購活動符合相關(guān)的法律、法規(guī)和規(guī)章制度, 構(gòu)建一個更加專業(yè)高效的采購團(tuán)隊。

(2) 工程采購工作是一項技術(shù)性和業(yè)務(wù)性都要求很高的工作, 整個采購過程均要涉及到供應(yīng)商的選擇、對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量管理與控制、對技術(shù)協(xié)議供貨范圍的確認(rèn)、與供應(yīng)商談判及成交、對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)與驗(yàn)收等活動, 必須保證對每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格控制, 實(shí)行全過程質(zhì)量管理, 嚴(yán)格把好每一個環(huán)節(jié)質(zhì)量關(guān)口, 才能保證企業(yè)的采購質(zhì)量。因此一名合格的工程采買人員必須具備以下基本的的職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng):

1) 要有高度的事業(yè)心和責(zé)任感, 遵紀(jì)守法, 秉公辦事, 熟悉采購業(yè)務(wù)和流程, 掌握一定的專業(yè)知識。

2) 具有較強(qiáng)的跨部門溝通協(xié)調(diào)能力, 科學(xué)地判斷和預(yù)防采購風(fēng)險, 具備突發(fā)事件的問題分析及解決能力。

3) 要有耐心, 做到公平公正, 愛崗敬業(yè), 謙虛謹(jǐn)慎, 戒驕戒躁。

4) 要善于分析總結(jié), 不斷提高自身工作能力和水平。

7 結(jié)論

“打鐵還需自身硬”——質(zhì)量是一個企業(yè)生存、立足、可持續(xù)發(fā)展乃至永遠(yuǎn)立于不敗之地的根本。只有健全的采購質(zhì)量管理體系、高效率高素質(zhì)的采購團(tuán)隊、合格的供應(yīng)商資源庫才能從源頭做好工程物資采購的質(zhì)量控制工作, 只有不斷地總結(jié)、改進(jìn)、提升采購質(zhì)量管理體系, 才能確保采購物資符合規(guī)定的質(zhì)量要求。